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供应商咨询商洽行为规范指引

发布时间: 2019-09-10 17:46:51  来源: 本站原创

 

 

供应商咨询商洽行为规范指引

 

各供应商

为进一步完善“不能腐”体制机制建设,加强廉洁风险管控,规范咨询商洽行为,特制定本规范指引,具体如下:

一、供应商咨询商洽方式分类

(一)正常业务活动咨询商洽推荐方式

一是通过供应商服务大厅面对面咨询商洽。当前服务大厅已设置采购、财务、合约、供应商管理(综合)等4个服务窗口,服务业务涵盖招标文件发售、供应商登记咨询、配送入库咨询、财务支付咨询、合同档案管理等模块。

二是通过“双百”热线线上咨询商洽。基于“三公”工作规定要求,公司已建设了全网统一的供应商服务热线,号码为4008100100,双百”热线实现供应商统一呼入,助力提升公司品牌形象,业务覆盖供应商管理、采购业务、电商系统应用、电子商城、财务业务等7个分类,为供应商搭建畅通的沟通渠道,实现了供应商“问题”一站式解决。

三是通过“阳光电子商务平台”线上咨询跟踪。当前公司各类采购需求信息均通过阳光电子商务平台予以发布,各类供应商在登录系统后可自行查询项目信息;合同签订、支付信息已通过系统实现线上交互实时跟踪。

(二)定期会议形式集中交流方式

一是通过电网项目物资供应会暨供应商现场工作会(年度/期)。会议以宣贯的形式全面介绍物资采购供应管理策略及供货要求、以及供需双方业务交互的实操要求,以会议形式加强供需双方的沟通,建立招标采购信息公开、阳光、透明的交流平台,营造互惠共赢的建设氛围。

是通过承包商现场工作会(结合采购批次)。会议以宣贯的形式全面介绍项目管理工作要求,主要针对当期中标的承包商对象。

三是通过智能电网建设技术交流会议(半年/期)。邀请国内具有智能电网建设经验的设计、施工、技术咨询、科研、设备制造等单位开展技术交流。交流的内容主要是智能电网相关建设原则,关键技术,先进的工器具技术研究成果,智能电网产品成熟度及运行状况,施工当中的安装和调试要点、产品投入运行使用后的运维配合等相关内容。

(三)其他咨询商洽交流方式

在主要推荐方式、定期会议方式以外,经公司工作人员确认,仍需与公司工作人员面谈的事宜,须在公司或供应商生产经营场所内规范开展商洽,会面时间原则上在工作时间,主要要求如下:

1.在我方生产经营场所

1)来访、离开登记要求

供应商到公司来访,对于被访部门为计划部门、基建部门、物资部门的,或者被访人身份属于公司评标专家、基层单位领导人员的,必须在前台人员指导下逐项填写来访登记表,不得有缺漏项,其中来访事由要重点说明未采用商洽主要推荐方式的原因。

供应商来访结束后须由被访人将供应商送至前台,供应商配合前台人员在来访登记表上填写离开时间后方可离开。

对于以礼节性拜访、技术介绍等名义来访的供应商,如发生在办公区域内随意串门受工作人员投诉影响公司正常办公的情况公司办公室在公司范围内对来访单位予以通报,对于未履行“来访、离开登记”职责的专业部门一并通报。

2)在洽谈室或会议室商洽要求

管理方面,一是各部门要建立被访台账,对于被访内容要素进行简单记录;二是强化相互监督,即工作人员与供应商在见面商谈,见面场所至少有2名工作人员在场,会谈内容由被访人员简单记录,记录的内容由监督人员签字确认

技术方面,一是对于硬件条件允许的单位,应设立采购洽谈室,具备视频监控功能,在商洽期间开启视频音频实时记录,为后续监督调阅提供资料,满足以上条件的单位可不采用管理方面的相互监督方式;二是办公区域内,要加强区域间的门禁物理隔断,将被访范围控制在一定区域内;三是为加强咨询商洽的规范管理,各单位要尽快设立采购洽谈室,实现集中商洽、可视化商洽、可追溯商洽。

2.在供应商(含承包商、服务商)生产经营场所(含工地、厂区)

同行要求方面。我方工作人员到在供应商(含承包商、服务商)生产经营场所(含工地、厂区)检查交流时,原则上同行人数不少于2人。

二、咨询商洽廉洁风险管理要求

咨询商洽期间,被访人/检查人员严格执行《关于印发海南电网有限责任公司十条禁令的通知》(海南电网办〔201811号)、《关于印发海南电网计划基建物资领域九个不准的通知》(海南电网基建〔201833号)有关要求,不得收受可能影响公正履职的礼品礼金馈赠;供应商不得向被访人/检查人员赠送可能影响公正履职的礼品礼金。

(一)被访人与供应商商洽前,须向供应商全文告知以下内容:

一是采购工作人员和评标专家与供应商存在亲属或特定关系的,应事前主动报告、按规定履行工作回避。

二是采购项目实施期间(采购公告发布之日起至成交/中标结果发布之日止),项目潜在供应商的相关人员不得与采购相关人员和评标专家进行与招投标内容有关的接触。

是采购相关人员和评标专家在采购项目实施期间(招标公告发布之日起至中标结果发布之日止)如受到潜在供应商干扰必须在5个工作日内向公司监察部门反应举报。潜在供应商干扰包括但不限于以下行为:影响招标文件条款修改、透露投标信息、直接或间接打听参与评标人员名单等诱导性的询问,许诺、贿赂及各种利益交换的明示和暗示(含当面告知、电话、短信、微信、QQ、邮件、纸条等任何沟通方式)。

是对于经查证属实后对有“破坏公平竞争”、“搜集评审信息”等不良行为的潜在供应商按供应商扣分处罚条款扣分,执行暂停投标资格等处罚措施。

是采购相关人员和评标专家反映举报途径为公司监察部公共邮箱(证据包括录音、录像、截屏、通话记录等方式)。

六是供应商发现被访者/检查人员存在违反我公司相关廉洁管理规定及八项规定精神的行为应及时通过我公司发布公司监察部公共邮箱“双百”热线反应举报,公司查实后将按相关规定从严处罚。

(二)公司各级党组织日常监督管理要求:

我公司各级党组织将加强廉洁风险管控,抓早抓小、防微杜渐,对与供应商勾肩搭背不正常交往的,该报告不报告、应请示不请示、需回避不回避的,应运用监督执纪“四种形态”的第一种形态,及时开展提醒谈话或批评教育;发现以权谋私、利益输送等涉嫌违规违纪问题线索,及时移送公司纪委。

 

 

海南电网有限责任公司

                                                                                     2019年9月10日


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